Spar 20+ timer om ugen: Google automatisering for foreninger

Hvis du driver en forening i Danmark, kender du det her scenarie. Det er soendag aften, og du sidder og skriver de samme emails du skrev for to uger siden. Pamindsler om kontingent. Besked til foraeldre om traeningstider. Opdatering til bestyrelsen om hvad der sker. Mandag morgen starter du med 20 ulaeeste beskeder og ingen overblik.

Det er ikke et organisationsproblem. Det er et automatiseringsproblem. Og det kan loeses gratis, i det Google-setup du allerede har.

Hvad kan automatiseres?

Her er de fire omraader, hvor danske foreninger sparer mest tid med Google Apps Script.

Morgenbriefing kl. 6:30

Et script korer hver hverdag kl. 6:30 og sender dig en email med dagens kalenderaftaler, flaggede emails fra indbakken og en oversigt over hvad der sker de naeste tre dage. Du aabner Gmail og ved allerede hvad dagen kraever, inden du har tabt en minut paa at sortere.

Automatiske remindere ved frister

Ansogningsfrister, generalforsamlingsindkaldelse, tilmeldingsfrister til staevner. Scriptet tjekker din Google Sheet med frister og sender dig en notifikation 7, 3 og 1 dag foer. Ingenting bliver glemt mere.

Ugentlig bestyrelsesdigest

Hver mandag morgen sender systemet automatisk en kort opdatering til bestyrelsen. Hvad sker der denne uge, hvad er der af opfoelgningspunkter, og hvilke beslutninger venter. Ingen manuel koordinering, ingen "glemte du at sende referatet?".

Betalingsopfoelgning

Hvert indgaaende belob via MobilePay eller bankoverfoersel registreres automatisk i en Google Sheet med dato, belob og afsender. Gebyr traekkes fra. Du har altid styr paa hvad der er kommet ind og hvad der mangler.

Hvad kraever det teknisk?

Mindre end du tror. Her er hvad du faktisk har brug for:

• En Google-konto (gmail.com er nok. Google Workspace er bedre, men ikke nodvendigt)
• Google Apps Script, som er gratis og allerede inkluderet i din Google-konto
• En Google Sheet som fungerer som database for frister og betalinger
• Ca. 30 minutter per automatisering til opsaetning

Google Apps Script er Googles eget programmeringssproget der koerer direkte i din browser. Det kraver ingen installationer, ingen servere og ingen abonnementer. Det koerer i skyen og stopper ikke naer du lukker computeren.

Hvad sparer du?

Talata Basketball i Kobenhavn korer i dag seks automatiseringer. Foer brugte vi over 25 timer om ugen paa admin. Inbox-sortering, betalingsopfoelgning, foraeldre-emails, bestyrelseskommunikation, fristhaandtering. Alle dage, hele ugen. Det er ikke et skoen, det er det vi regnede ud da vi endelig talte det op.

Et konkret eksempel: de ugentlige traeningstider til foraeldre blev skrevet og sendt manuelt. Det tog mindst en time nar man regner koordinering og opfoelgning med. Nu korer det hvert fredag kl. 16. Ingen rorer det.

De fleste foreninger har 5 til 10 opgaver af den her type. Laegger du dem sammen, er det nemt 20 timer om ugen der forsvinder i arbejde der godt kan koere selv.

Vil du have det sat op for dig?

Vi bygger det direkte ind i din Google-konto. Du behoever ikke vide noget om kode, og du behoever ikke finde ud af det selv. Vi taler med dig i 30 minutter om hvad der aeder din tid, og saa bygger vi det. Det koerer typisk inden for en uge.